Behind The Scene: Student Ambassador

Tahukah teman-teman, jika beberapa orang mahasiswa Indonesia yang belajar di Swedia ada yang berkesempatan menjadi perwakilan universitas atau juga dikenal sebagai “student ambassador”? Saya sendiri merupakan salah seorang di antaranya. Lalu, apa saja tugasnya? Bagaimana proses seleksinya? Bagaimana suka-dukanya? Menyita waktu perkuliahan nggak, ya? Yuk, ikuti bareng-bareng kisah saya dan teman-teman PPI Swedia lainnya.

***

Tugas mahasiswa tentu saja belajar, baik dalam hal akademik maupun non-akademik. Selain itu, ada banyak kesempatan yang bisa digunakan untuk mengembangkan diri. Sebagai contoh, bisa mengikuti kompetisi seperti cerita Ellen atau bergabung dengan unit kegiatan mahasiswa seperti cerita Johan. Di samping itu, teman-teman pun bisa terlibat di organisasi, kepanitiaan, proyek dosen, membangun perusahaan rintisan (start up), bekerja paruh waktu (part time), magang (internship), dan lain-lain. Di tengah berbagai peluang dan kesempatan yang ada, saya memberanikan diri mengambil peran sebagai student ambassador.

Berinteraksi dengan Prospective Student

Sebelumnya perkenalkan, saya Ahmad atau juga disapa Budi, saat ini merupakan student ambassador dari KTH Royal Institute of Technology. Ketika masih di Indonesia, saya punya rencana yang akan dilakukan selama di Swedia, namun tidak terbayangkan peran ini. Pada waktu itu akhir Agustus 2018, ada pemberitahuan dari kampus yang disampaikan via email. Isinya memberi gambaran tentang student ambassador itu apa dan informasi pendaftarannya. Tanpa pikir panjang, saya mempersiapkan aplikasi dan bergegas mengirimkannya.

Sepekan berselang, saya diundang ikut wawancara. Ditanya motivasi, kemampuan, dan pengalaman. Sewaktu ditanya apa yang jadi tantangan saat ini, saya tahu diri dan mengatakan sejujurnya kurang nyaman berbicara di depan umum, mengingat salah satu tugas seperti digambarkan di email adalah siap jika diminta memberi presentasi kepada tamu. Namun saya menambahkan, bersedia belajar dan berani mencoba. Seminggu kemudian, saya dihubungi lewat telepon dan dikabarkan kalau diterima sebagai student ambassador mewakili School of Engineering Sciences in Chemistry, Biotechnology, and Health (CBH) di KTH.

Pada pertengahan September 2018, ada pelatihan satu hari penuh di sebuah hotel yang diadakan pihak kampus kepada student ambassador. Materinya antara lain profil universitas dan teknik presentasi. Ada pula penjelasan kontrak dan diskusi kelompok. Tugas utama kami, berinteraksi dengan prospective student dari seluruh dunia, yaitu mereka yang ingin kenal kampus lebih dekat dan sedang dalam persiapan aplikasi pendaftaran. Lalu setelah diterima, kami juga turut membantu persiapan mereka selanjutnya sebelum tiba di Swedia. Interaksi ini dilakukan dalam bentuk korespondensi melalui email. Beberapa hal yang biasa ditanyakan, seperti konversi ECTS, bidang riset, biaya hidup, izin tinggal, sampai program doktoral.

Tidak hanya itu, ada tugas-tugas lain, seperti memandu tur kampus, memberi presentasi kepada tamu, menghubungi mahasiswa yang admitted dalam program “Call-Up Week” untuk membantu persiapan mereka sebelum berangkat ke Swedia, serta memandu mahasiswa yang baru tiba di Stockholm saat arrival days. Untuk program “Call-Up Week” ini diperuntukkan bagi siapa saja yang berminat, namun student ambassador punya keistimewaan untuk ikut serta tanpa harus melalui seleksi lagi oleh fakultas atau jurusan. Sebelum program berjalan, ada meeting persiapan hal-hal teknis yang menambah ilmu lagi pastinya.

Untuk di kampus saya, kurang lebih demikian tugas-tugasnya. Di kampus lain, student ambassador juga menulis blog, membuat vlog, dan mengunggah konten di Instagram. Kalau di kampus saya, tim media digital ini ada bagiannya sendiri, disebutnya student blogger dan Instagram currator. Akan tetapi intinya sama, yaitu sama-sama ada pelatihan dan sama-sama berinteraksi dengan prospective student, hanya berbeda platform saja. Ada grup khusus yang dibuatkan oleh kampus, sehingga bisa saling tukar pengalaman masing-masing.

Belajar Hal Baru di Luar Perkuliahan

Mari kita beralih ke Gothenburg. Di sana ada Sarah Zulfa Khairunnisa yang menempuh studi Master Program in Nanotechnology di Chalmers University of Technology. Suatu hari di bulan Oktober 2018, Sarah mendapatkan email yang berisi pemberitahuan mengenai student ambassador dan pendaftarannya. Sedikit berbeda, ada formulir online berisi beberapa pertanyaan yang harus dijawab terlebih dulu, seperti apa motivasi mendaftar, mengapa ingin menjadi student ambassador, dan apa yang akan dilakukan nanti saat diterima.

Setelah itu, ada project yang diberikan, yaitu membuat konten digital berupa foto atau video seputar kehidupan mahasiswa di Swedia. Apabila lolos, dilanjutkan wawancara. Usai proses seleksi yang cukup panjang, pada Desember 2018, Sarah diterima sebagai student ambassador di Chalmers. Rutinitas bertambah. Sebulan sekali, ada lunch meeting membahas rencana kerja sekaligus evaluasi apa yang telah dilakukan. Sebulan sekali juga ada workshop untuk mengasah soft skill, seperti membuat vlog, menulis blog, dan melakukan interview.

“Di sini belajar membuat konten dalam Bahasa Inggris secara profesional dan ini salah satu benefit yang berkesan buatku belajar hal baru di luar perkuliahan,” kata Sarah. Seperti misalnya saat menulis blog, tidak semudah yang dibayangkan. Revisinya bisa berkali-kali, bahkan bisa sampai dirombak total dari tulisan awal. Ada standar khusus yang harus diikuti untuk menghasilkan konten yang diinginkan. Sarah menambahkan, dirinya juga bisa belajar marketing atau ilmu pemasaran, misalnya bagaimana kampus melakukan engagement atau promosi dengan beragam cara pendekatan kepada calon mahasiswa di seluruh dunia.

Untuk sistem atau tugas-tugas di kampus Sarah, student ambassador juga berinteraksi dengan prospective student. Akan tetapi sebagai tambahan, ada pilihan untuk bergabung di tim media sebagaimana project yang diberikan saat proses seleksi. Bisa memilih di tim blog atau di tim vlog. Saat membuat konten atau mengerjakan project, sudah ada tema khusus seperti yang didiskusikan bersama saat lunch meeting, misalnya gaya hidup berkelanjutan (sustainability), persamaan gender (gender equality), dan tema-tema lainnya.

Project yang direncanakan tersebut biasanya dikerjakan saat akhir pekan, sehingga selain tidak campur aduk dengan perkuliahan, waktu weekendpun terisi dengan hal-hal yang lebih produktif. Manajemen waktu, itu kuncinya. Kemudian, apakahstudent ambassadoritu satu orang setiap jurusan? “Nggak juga,” jawab Sarah. Di kampusnya, ada jurusan yang memiliki lebih dari satu orang student ambassador, jadi sistemnya punya pertimbangan tersendiri.

Memperkaya Perspektif Mewakili Indonesia

Sekarang kita singgah di Lund. Di sana ada Eugenia Inez yang menempuh studi Master Program in Energy-Efficient and Environmental Building Design di Lund University. Ketika itu sekitar Maret 2018, ada email yang dikirimkan kepada seluruh mahasiswa tentang student ambassador dan juga pendaftarannya. “Tapi waktu itu dari jurusanku nggak ada yang daftar, jadi aku dan seorang teman, kami berdua direkomendasikan oleh jurusan, jadi bukan dipilih ya. Nah setelah berdiskusi, akhirnya sepakat kalau aku yang mendaftar,” kenang Inez.

Inez pun segera mempersiapkan curriculum vitae dan cover letter, lalu mengirimkannya, untuk selanjutnya wawancara sebagaimana teman-teman di jurusan lain. Meski sebagai calon tunggal, pihak kampus tetap profesional dengan mengharuskan Inez mengikuti rangkaian proses seleksi. Setelah beberapa minggu berlalu, ada pemberitahuan melalui email bahwa dirinya diterima sebagai student ambassador untuk satu tahun ke depan mewakili Faculty of Engineering (LTH) untuk kampus Lund University yang berlokasi di Helsingborg.

Untuk pelatihannya berlangsung dua hari pada akhir pekan, bertempat di sebuah lokasi pinggir pantai. Setelah berjalan-jalan, Inez dan teman-teman diberi challenge untuk memasak dengan bahan-bahan yang telah dibeli oleh panitia. Acara disambung makan malam bersama, sekaligus sharing session dengan pihak kampus dan student ambassador terdahulu. Keesokan harinya, ada materi tentang menulis blog serta case study untuk didiskusikan bersama. Terasa bahwa student ambassador bukan semata pekerjaan, melainkan juga kekeluargaan.

Sebagaimana diketahui, lokasi kampus Lund University berada di Lund dan Helsingborg. Inez belajar di kampus Helsingborg yang salah satunya adalah fakultas teknik atau disebutnya LTH. Lebih lanjut, student ambassador di LTH punya sistem tersendiri yang berbeda dengan kampus Lund. Selain berinteraksi dengan prospective student dan sesekali memandu campus tour, Inez juga ditugaskan untuk menulis blog, sesuai dengan standar yang diinginkan pihak kampus. Jadi selain student ambassador, dirinya merangkap sebagai student blogger.

“Aku jadi bisa menggunakan kesempatan ini untuk menulis dengan perspektif dari orang Indonesia,” sambung Inez. Setiap mahasiswa dari luar Swedia yang belajar di Swedia tentu menemui banyak hal baru yang tidak ditemui di negaranya. Boleh jadi hal-hal baru tersebut bagi Inez sebagai orang Indonesia bisa berbeda dengan mereka yang berasal dari negara-negara lain, misalnya di kawasan Uni Eropa. Atau dengan kata lain, Inez bisa membagikan kisah yang boleh jadi sifatnya umum, namun dengan sudut pandang atau perspektif yang baru.

Kenapa Tertarik Mengajukan Diri?

Kami sepakat bahwa tujuan mengajukan diri dan mengikuti seleksi (bukan ‘sim salabim’ dipilih) sebagai student ambassador adalah menambah pengalaman. Sarah menambahkan, ia ingin belajar berkomunikasi dengan orang-orang baru di luar lingkungan teman-teman satu jurusan dan teman-teman setanah air. Senada dengan itu, Inez juga berkeinginan memperluas pertemanan serta mengasah kemampuan menulis. Tak jauh berbeda, saya sendiri ingin lebih melatih kemampuan interpersonal, kurang lebih sama seperti motivasi Sarah dan Inez.

Bagi kami bertiga, tidak ada hari-hari suntuk yang membosankan selama menjadi student ambassador. Semua hari sebagai student ambassador sungguh teramat menyenangkan. Sama sekali tidak mengganggu perkuliahan. Lebih banyak suka daripada duka, bahkan sama sekali tidak ada dukanya. Selain motivasi yang telah diceritakan sebelumnya, kami ingin belajar bertanggung jawab terhadap sebuah pilihan, yaitu belajar menjadi sosok yang bisa menebar manfaat untuk sekitar di mana pun berada, sesederhana apapun itu. Kalaupun ada tambahan uang saku dan fasilitas lain, kami menganggapnya itu bonus, bukan tujuan utama.

Secara umum, setiap program studi di kampus Swedia (walau tidak semuanya) memiliki student ambassador dengan beragam kewarganegaraan. Dan seperti diceritakan tadi, setiap kampus punya sistem tersendiri sesuai pertimbangan dan kebutuhan. Seperti diungkapkan di awal, ada banyak peluang dan kesempatan, tinggal pilih sesuai apa yang ada. Jika teman-teman sedang berencana studi lanjut di Swedia, saat mencari informasi suatu jurusan, teman-teman bisa mengecek juga apakah ada student ambassador di jurusan tersebut untuk bisa berkorespondensi. Bagi teman-teman yang sudah berada di Swedia, kalau tertarik merasakan pengalaman kami bertiga, bisa mengecek email atau mencari informasi ke pihak kampus, misalnya ke international coordinatorataupun communication office.

Sebagai penutup, selamat mengembangkan diri. Semoga bermanfaat dan sukses selalu.

 

Oleh:
Ahmad Satria Budiman – Stockholm

Macromolecular Materials

Master Program – KTH Royal Institute of Technology